– La automatización de la gestión de contratos, permisos ambientales o registros operativos reporta beneficios en las tres dimensiones de la sostenibilidad y fortalece la competitividad, señalan desde Despapeliza. Su plataforma Legale.io entrega trazabilidad completa y optimiza en hasta un 60% los tiempos de los trámites.
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La gobernanza documental, un modelo estructurado que permite administrar información crítica del negocio de forma segura, trazable y conforme a los requisitos regulatorios, es una herramienta esencial para que las compañías mineras puedan responder a organismos fiscalizadores y respaldar decisiones estratégicas del negocio.
Su implementación permite optimizar en hasta un 60% la gestión documental en esta industria según explican desde la empresa chilena Despapeliza, que ofrece soluciones de automatización inteligente para estos procesos. Los especialistas afirman que no basta con digitalizar papeles por orden o comodidad: se requiere de un sistema de control que aseguren que la información esté actualizada, protegida y disponible al instante.
“La minería está regulada por múltiples organismos incluyendo a entidades como el SERNAGEOMIN y la Dirección del Trabajo, entre otras, que exigen trazabilidad, integridad y disponibilidad de información inmediata, sin previo aviso y de manera continua. Esto obliga a las empresas a implementar sistemas de gestión documental que no solo almacenen, sino que garanticen el cumplimiento normativo de forma verificable y un rápido acceso a información crítica.”, apunta el gerente general Rodrigo Mortara.
La propuesta de Despapeliza se sustenta en la plataforma Legale.io, que entrega automatización de flujos de trabajo (con firmas electrónicas remotas, presenciales, en nube y avanzadas), gestión centralizada, integración con sistemas existentes, cumplimiento normativa y altos estándares de seguridad. La solución, basada en inteligencia artificial, no solo digitaliza, sino que gobierna todo el ciclo de vida de los documentos críticos, tales como contratos, permisos o registros operativos.
En línea con las actuales exigencias, las soluciones de Despapeliza cuentan con certificación para la gestión documental en contextos laborales y de minería por parte del Servicio Nacional de Geología y Minería y la Dirección del Trabajo, lo que valida su idoneidad para asegurar el cumplimiento.
Esta certificación garantiza que los procesos automatizados operan con los más altos estándares regulatorios exigidos por las autoridades fiscalizadoras del sector.
Mortara expone que las compañías que han transitado desde la digitalización hacia la gobernanza documental lograron reducir tiempos de firma y búsqueda de papeles, mejorar sus respuestas ante auditorías y gestionar en minutos procesos que antes tomaban horas o días. La tendencia es avanzar hacia una automatización cada vez más sofisticada, con plataformas inteligentes, fáciles de integrar y alineadas con los estándares ambientales, sociales y de gobernanza (ESG).
En esta evolución, la IA tendrá un rol clave en la validación del cumplimiento normativo, el monitoreo de la gestión operativa en tiempo real, la anticipación de riesgos o la toma de decisiones. De esta manera, la gestión documental pasará de tener una función administrativa a una estratégica, aportando eficiencia, sostenibilidad, transparencia y gobernanza corporativa. “En este nuevo escenario digital, la gestión documental es parte de la cultura organizacional y se convierte en la base para operar con competitividad, representando una real ventaja competitiva”, enfatiza el ejecutivo.
Eficiencia operativa y gestión ambiental
Actualmente, Despapeliza colabora con varios clientes de la industria minera, con proyectos para áreas de recursos humanos o finanzas, optimizando la trazabilidad y tiempos de entrega en tareas como la gestión de arriendos de activos. En un entorno como el minero, donde los plazos, la precisión y la evidencia documental marcan la diferencia, estos indicadores se traducen en ventajas operativas y reputacionales claras que impactan directamente en los resultados de la operación.
Estos indicadores pueden agruparse en dos categorías. El primero, eficiencia operativa: reducción en tiempos de firma y búsqueda de documentos; mayor nivel de cumplimiento normativo; cumplimiento de plazos en renovaciones de contratos, permisos o certificaciones; disminución de demoras operativas por descoordinación entre áreas; y reducción en errores de elaboración y registro de documentos. Y segundo, gestión medioambiental: menor huella de carbono, reducción en la generación de residuos y ahorro en consumo de agua, energía y madera asociados al uso de papel.
“Para una empresa minera que inicia la revisión de sus procesos documentales, el primer paso es realizar un diagnóstico riguroso: identificar dónde están los documentos críticos, quién los gestiona, qué riesgos existen y qué procesos dependen de ellos. Con esa base, se debe definir una política clara de gobernanza documental, alineada con la normativa del sector, que asegure trazabilidad, eficiencia y cumplimiento”, sugiere Rodrigo Mortara.
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