– Pese a sus beneficios, se estima que un 40% de estas instalaciones cuenta con plataformas de gestión documental y un porcentaje aún menor ha incorporado tecnologías para el control por área y validación legal, afirman desde la compañía Despapeliza.
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La automatización y la gobernanza documental se han convertido en elementos críticos para el funcionamiento eficiente y el cumplimiento normativo en las plantas desalinizadoras, un sector caracterizado por su alta complejidad técnica, sensibilidad ambiental y estrictas regulaciones. En este escenario, soluciones como Legale.io, desarrollada por la firma chilena Despapeliza presente en Estados Unidos y diferentes países de Latinoamérica, permiten centralizar documentación clave, automatizar flujos y garantizar trazabilidad en áreas como operaciones, calidad, legal y recursos humanos.
Desde la compañía nacional –especializada en la automatización inteligente de procesos documentales– estiman que solo cerca del 40% de las plantas en Chile ha avanzado hacia una gestión documental estructurada, y la adopción de tecnologías con inteligencia artificial y analítica avanzada sigue siendo marginal, lo que representa un riesgo frente a fiscalizaciones y una fuente de ventajas competitivas desaprovechada.
La implementación de una gobernanza documental integral no solo previene sanciones y paralizaciones, sino que también optimiza la toma de decisiones y mejora la eficiencia operativa del sector hídrico. La adopción de plataformas debe considerar desafíos tales como la integridad y accesibilidad de los registros durante largos períodos a fin de responder a exigencias normativas nacionales e internacionales, afirma Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza.
“Las plantas desalinizadoras enfrentan el desafío de mantener actualizada su documentación técnica y legal, gestionar grandes volúmenes de información y capturar datos en terreno desde distintas ubicaciones geográficas y con reglas de negocio específicas. A esto se suma la necesidad de garantizar que toda la información esté disponible, ordenada y trazable ante fiscalizadores. Cualquier falla puede tener implicancias operativas, regulatorias y económicas significativas”.
Visibilidad, control y estructura
Desde Despapeliza exponen que las plantas desalinizadoras que han implementado soluciones de gobernanza documental han obtenido mejoras en la trazabilidad de documentos críticos, reduciendo tiempos de respuesta ante auditorías y requerimientos de clientes, así como también optimizando la eficiencia y el control de indicadores críticos. También, han logrado complementar los sistemas propios del sector, gracias a la facilidad de integración de Legale.io con otras herramientas, optimizando la generación de reportes y el monitoreo operativo.
“Una buena gobernanza documental entrega visibilidad, control y estructura a toda la información de la organización. Permite que cada departamento sepa qué documentos debe mantener, qué procesos debe seguir y cómo actuar frente a auditorías o incidentes. Esto se traduce en mayor eficiencia operativa, menos interrupciones, reducción de errores, mejor toma de decisiones y cumplimiento normativo asegurado”, agrega Mortara.
Entre las tecnologías que están liderando la automatización documental destacan las plataformas en la nube, capaces de configurar flujos personalizados, habilitar firma electrónica y conectarse con sistemas como SAP, ERP y sistemas de gestión de laboratorio. Estas herramientas permiten centralizar información crítica, mantener el control normativo y facilitar la interoperabilidad entre distintas áreas operativas.
En el caso de Legale.io, su arquitectura modular tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada planta y asegura que cada documento pase por procesos de validación y aprobación acordes a las exigencias regulatorias. En su desarrollo, la incorporación de inteligencia artificial ha sido clave para contribuir a una gestión más ágil. Esto se refleja, por ejemplo, en su capacidad de extraer datos clave automáticamente, personalizar flujos según el tipo de documento o unidad de negocio, y habilitar funcionalidades que optimizan el trabajo colaborativo, incluso en terreno y en zonas sin conectividad.
Herramientas como la firma offline o el llenado de formularios móviles hacen posible operar sin interrupciones, reforzando la eficiencia operativa en contextos de alta presión regulatoria; mientras que el análisis avanzado de datos ofrece ventajas estratégicas al permitir detectar patrones de incumplimiento, anticipar fallas documentales y focalizar esfuerzos en áreas con sobrecarga de procesos. De esta manera, las empresas pueden actuar preventivamente evitando multas, detención de procesos y entregando un mejor servicio a sus clientes.
El ejecutivo de Despapeliza destaca que el sector atraviesa un punto de inflexión para adoptar nuevas tecnologías, superando barreras culturales y de resistencia al cambio. Muchas veces, estas dificultades se deben a la idea errónea de que la gestión documental se limita únicamente a la digitalización de archivos. “Encontrar la herramienta adecuada es clave. Por eso, hemos acompañado a empresas del sector con distintos niveles de madurez digital, facilitando la transición a una gestión digital con Legale.io, una plataforma escalable que integra sistemas y asegura el cumplimiento en áreas críticas del negocio”.
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